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Vor den Hintergrund des demografischen Wandels haben der Fachbereich Verwaltungswissenschaften der Hochschule Harz und die materna GmbH 2013 eine bundesweite Studie mittels einer teilstandardisierten Online-Befragung unter 510 Behörden aus Bund, Länder und Städten ab 30.00 Einwohnern durchgeführt. 142 Behörden haben geantwortet.

Die Studie bestätigt die Überalterung der öffentlichen Verwaltung: Mehr als 55% der Behörden geben einen Altersdurchschnitt zwischen 46 und 50 Jahren an. Abb. 3 zeigt, dass nahezu die Hälfte der Verwaltungen, exakt 45%, damit rechnen, dass in den nächsten 5 Jahren 11-20% der Beschäftigten abgehen werden. Die Landesverwaltungen sind hier besonders betroffen.

Abb.4 zum Thema, welche WM-Themen bekannt sind, zeigt, dass Wissensweitergabe (Zustimmung mit 1,09) und Verankerung von vorhandenen Wissen die wichtigsten Aspekte des WM sind. Auf Wissenserwerb ist man weniger ausgerichtet (2,0) und auf noch weniger auf Wissensentwicklung (2,13).

Abb.5. Ihren Informationsstand zu WM schätzen die Mitarbeiter überwiegend als gut bis befriedigend ein, ein Indiz der bisher geringen Beachtung des Themas WM. Die Landesverwaltungen schätzen sich beim Thema WM kundiger ein (61%=7+54 statt 44%=7+36 bei den Kommunen)

Abb. 6: Die organisatorische Verortung von WM ist unterschiedlich, da sie stark von der Größe der Organisation abhängt. Tendenziell sind WM-Aktivitäten zu 42% in der Personalabteilung, zu 33 % im Zentralen Service und zu 21 % in der IT-Abteilung angesiedelt. In 59% der Landesverwaltungen und nur in 31 % der Kommunen sind personelle Verantwortlichkeiten für das WM vergeben.

Abb.7:1/3 der Kommunen und mehr als 50% der Landesbehörden weisen praktische Ansätze zur Einführung von WM auf wie Fortbildung (11%), Wikis und Intranet (32%), Strukturierte Verfahren bei Personalübergang (21%), Feste Arbeitsgruppe WM (32%), Pilotprojekte (20%).

Abb. 8:Bei der Frage nach dem vorbereitet Sein der Behörde auf WM ergab sich eine selbstkritische Einschätzung: Fast ¾ (38+37%) schätzen sich selbst als nur befriedigend vorbereitet ein.

Abb. 9: Bei der Frage nach dem Stellenwert von WM offenbart sich, dass bei der unteren Führungsebene WM als am ehesten relevant (2,7), bei den Beschäftigten ein wenig weniger (3,0) und bei der Führungsebene auch weniger (2,8) eingeschätzt wird.

Abb. 10: Zu den verwaltungsweit am häufigsten eingesetzten Instrumenten von WM gehören Arbeitsplatz-/Dienstpostenbeschreibungen (67%) sowie regelmäßige Besprechungen (62%). Punktuellen Einsatz haben dann frei zugängliches Berichtswesen, Teamarbeit, Flache Hierarchien, Prozessbeschreibungen, Orga-Handbuch. Flächendeckend gibt es nur wenige Ansätze zur Wissensbewahrung.

Abb. 11: Als einziges überdurchschnittlich verbreitetes personelle Instrument zu WM zeigen sich Fortbildungsangebote (80%), gefolgt von strukturierten Verfahren beim Ausscheiden (20%).  Punktuell werden Coaching, Fortbildungs-Controlling, Erfahrungsdokumentation und Mentoring eingesetzt.

Abb.12: Als technische Elemente zu Wissensbewahrung stehn Internet-, Intranet- und Content-Management-Systeme im Vordergrund (88%). 1/3 setzen noch Datenbankanbindung und Wikis ein. Punktuell kommen Social Media und Data Warehouses zum Einsatz.

Abb. 13: Auf die Frage nach der Wissensspeicherung und Wissensbereitstellung ergab sich, dass nur 18% ihren Beschäftigten regelmäßig Informationen über WM-Aktivitäten bereitstellen. Die Art und Weise der Wissensspeicherung ist traditionell in Form von Akten und Papier (23,35,18,21,30), aber digitale Verfahren (4,2,10,15,10) und hybride Verfahren (27,55,31,49,45) sind schon ausgeprägt. So setzen 28% E-Learning ein.

Abb. 14: Auf die Frage, wie die Einführung von WM erfolgen sollte, sagten 46 % in ausgewählten Pilotprojekten und 37% zentral für alle Abteilungen. Lediglich 18% plädieren für eine separate Einführung in jeder Abteilung.

Abb. 15: Notwendige Unterstützungen zur Etablierung von WM werden vor allem in Form von themenspezifischen Fortbildungen (59%) sowie strukturierten Einführungen in die Gesamtthematik (54%) gefordert. An 3. Stelle steht die Forderung nach zusätzlichen Finanzen (39%) und 32% wünschen sich externe Unterstützung und Beratung.

Abb. 16: Die Behörden bewerten die Einführung von WM in den eigenen Behörden mit 25% als dringend erforderlich und 51% finden sie als erforderlich.

Für 73% ist das Wissen über die eigene Institution das höchste Wissensgut, während Wissen über Zielgruppe (Bürger) 58% als sehr wichtig einschätzen. Abb. 17: Von den Wissensbereichen werden Erfahrungswissen als bedeutenstes Wissen bewertet und Fachwissen und Methodenwissen als gleich wichtig mit ca. 1,55.

Abb. 18: Die größten Barrieren und Herausforderungen für WM sind erhöhter Arbeitsaufwand (1,33), fehlende materielle Ressourcen (1,5) und zeitliche Überforderung der Mitarbeiter (1,58). Diese Faktoren sind in jedem Innovationsprojekt im öffentlichen Dienst zu finden.  Dann folgen mit abnehmender Nennung: fehlende Kenntnisse und Verständnisse,  Wissensegoismus, fehlende Schulungen sowie die traditionelle und hierarchische Verwaltungsstruktur.